Tietosuojaseloste (GDPR)

Tämä on Pohjolan Tilapalvelut Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 8.2.2021. Viimeisin muutos 8.2.2021.

Tietosuojaselostetta käytetään sellaisenaan myös Pohjolan Tilapalvelut Oy aputoiminimien Pohjolan Toimitilat, Pohjolan Kultakodit ja Pohjolan Lomakodit palveluiden kanssa.

1. Rekisterinpitäjä
   1. Y-tunnus: 2644321-3
      Pohjolan Tilapalvelut Oy
      Äyritie 12 A, 01510 Vantaa
      asiakaspalvelu@pohjolantilapalvelut.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
   1. Rekisterivastaava
      Jarkko Ruokonen
      Pohjolan Tilapalvelut Oy
      jarkko.ruokonen@pohjolantilapalvelut.fi
3. Rekisterin nimi
   1. Pohjolan Tilapalvelut Oy, asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
   1. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
      • rekisterinpitäjän oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin
      • sopimus Pohjolan Tilapalvelut Oy:n kanssa, jossa rekisteröity on osapuolena.
   2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaiden kanssa, asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan tietojen ylläpito, asiakaskyselyt, asuntojen kunnossapito, asiakasviestintä (kiinteistöjen markkinointi, suoramarkkinointi, markkinoinnin kohdentaminen) sekä asiakkaan ja Pohjolan Tilapalvelut Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely myynti-, osto- ja vuokrasopimuksiin sekä perintään liittyvissä asioissa.
5. Rekisterin tietosisältö
   1. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi/yritys, asema, henkilö-/y-tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot sopimuksen mukaisista kohteista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja sopimuksiin liittyvät tiedot.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
   1. Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan:
      • Asiakkaan oman ilmoituksen perusteella mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen ja chatin kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
      • Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
      • Muita lähteitä ovat Väestörekisterikeskus, Suomen asiakastieto Oy ja Bisnode Finland Oy luottorekisteri, sekä muut mahdolliset kumppanit.
7. Kuka muu / mitkä järjestelmät käsittelevät tietoja
   1. Google Analytics, Google Adwords, Digizer ja Routa Re-marketing
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
   1. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Pohjolan Tilapalvelut Oy ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. Pohjolan Tilapalvelut Oy:n puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille, osake/kiinteistökaupan neuvotteleville osapuolille, kiinteistön huoltoa ja ylläpitoa järjestäville tahoille ja muille tahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin lainsäädännön mukaan.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   1. Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Tietojen poistaminen
    1. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa rekisteristä, mikäli lainsäädäntö ei sitä estä. Tietoja voidaan poistaa myös tietojen säilytyksen määräajan loppumisen vuoksi.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
    1. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina Pohjolan Tilapalvelut Oy:n tietoverkossa. Laitteistot ja palvelimet, joilla rekisterit sijaitsevat ovat suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
12. Kielto-oikeus
    1. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten ilmoittamalla siitä kirjallisesti tai sähköpostitse Pohjolan Tilapalvelut Oy:lle.
13. Tarkastusoikeus
    1. Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisterissä oleva henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle: Pohjolan Tilapalvelut Oy, Äyritie 12 A, 01510 Vantaa tai asiakaspalvelu@pohjolantilapalvelut.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Tarkastuspyynnöt käsitellään viipymättä, viimeistään 30 vuorokauden sisällä pyynnön saapumisesta.